Jak vybrat vhodný personální informační systém

Proč mít ve společnosti HR systém

Každá společnost musí uchovávat data o svých stávajících i minulých zaměstnancích i kandidátech, kteří se do společnosti hlásí. To vše musí probíhat v souladu s přísnými podmínkami GDPR.

Některé společnosti si vystačí s Excelem, nebo dokonce papírovou podobou dokumentů. Moderní společnosti, bez ohledu na jejich velikost, chtějí a potřebují mít veškeré informace v elektronické podobě, neobejdou se bez efektivně pracujícího personálního software, personálního systému. Nejen kvůli přehlednosti, ale také proto, aby personální oddělení mohlo poskytovat společnosti data, která jsou kritická pro řízení společnosti. Ať se jedná o počet přihlášených kandidátů na pozici, aktuální počet zaměstnanců, počet zaměstnanců v mimoevidenčním stavu, výsledky posledního hodnocení zaměstnanců nebo odchody zaměstnanců včetně důvodů. 

Jak vybrat vhodný personální informační systém

Cílem je, aby vám HR systém usnadnil práci, poskytoval potřebná data a analýzy, uchovával dokumenty a pomohl vám poskytovat HR služby na nejvyšší úrovni. Cílem je získat komplexní personální a mzdový systém, který plně respektuje platnou českou legislativu a právní předpisy v oblasti zpracování mezd a umí reagovat na legislativní změny.

Nejprve si musíte říci, co všechno váš personální systém musí umět. 

Nezbytné minimum je:

• Evidence stávajících zaměstnanců - jejich osobní údaje, detaily k pracovnímu zařazení, mzdové údaje, vzdělání, a další. Kvalitnější HR informační systém umí i naskenovat ke každému zaměstnanci jejich osobní složku, což výrazně ulehčuje práci HR kolegům, kteří pracují vzdáleně a nemají přístup do papírové osobní složky. 
• Evidence minulých zaměstnanců 
• Mzdová agenda
• Evidence docházky
• Reporting a analýzy 

K volitelným částem patří: 

• Evidence a správa kandidátů 
• Onboarding a jeho plánování
• Analýzy pracovní doby - sledování pracovní doby jednotlivých zaměstnanců., nevyčerpané dovolené, dodržování přestávek v práci, neomluvené absence a další 
• Hodnocení zaměstnanců, plány osobního rozvoje 
• Evidence pracovně-lékařských prohlídek zaměstnanců 
• Evidence o pracovních pomůckách, poskytnutém vybavení, využívaných benefitech 
• Školení zaměstnanců a jejich výsledky 
• Interní portál pro zaměstnance pro sdílení informací 

Nadefinujte si, jaké má mít HR systém možnosti připojení - jen na firemní síti, nebo i vzdálený přístup, nebo dokonce aplikaci, abyste měli přístup ke všem informacím v mobilu? 

Kdo a jaké bude mít přístupy? Je nutné, aby váš systém uměl rozlišit různé úrovně přístupů. Zástupci personálního oddělení mají plný rozsah, nadřízení pracovníci omezený a zaměstnanci vidí jen svou osobní složku, případně hodnocení a školení. 

Správně zvolený systém HR týmu usnadňuje a zefektivňuje práci. 

Kdy požádat o nový HR systém

Řekli jsme si, proč mít personální systém a jak jej vybrat. O nový personální systém nebo jeho rozšíření požádejte, pokud jste jako personální oddělení zahlceni administrativou, musíte manuálně připravovat podklady pro mzdy, neshodnete se s finančním oddělením na počtu zaměstnanců, neumíte rychle poskytnou správná data o mzdách zaměstnanců, odchodech zaměstnanců a podobně. 

Ano, je to finanční investice, ale s vysokou návratností. Správně vypočítané mzdy, dodržení legislativy v oblasti pracovních podmínek zaměstnanců a další údaje jsou kritické pro správné fungování celé společnosti.

Publikováno 21. prosince 2022